Heb je weleens gehoord van de Wet van Parkinson? Of van het Student Syndrome? Die tijd ligt toch al ver achter je?

Parkinson’s law en Student Syndrome

Volgens de wet van Parkinson heeft het werk (van een taak) de neiging uit te dijen naar de beschikbare tijd om die taak te realiseren. Student syndrome refereert aan uitstelgedrag; mensen zullen zich alleen aan een taak zetten op het laatst mogelijke moment voor de deadline (een garantie voor stress omdat je geen buffer meer hebt voor tegenvallers…)

Je zou zeggen dat bovengenoemde ‘wet en syndroom’ een gedroomde combinatie vormen; werk alleen met deadlines en je hebt geen probleem meer met Parkinson’s law. Maar hoewel veel mensen onder druk het beste presteren, raakt op termijn de accu leeg als er altijd sprake is van een gevoel achter de feiten aan te lopen en nog zoveel te ‘moeten’.

Herkenning bij Parkinson’s law?

Als je jezelf vooral herkent in de Wet van Parkinson, betekent dit dat je veel effectiever kunt zijn in je werkaanpak. Hoe doe je dat? Ten eerste is het gebruik van de stopwatch een prima hulpmiddel.  Als je met aandacht aan een taak werkt; hoeveel tijd neemt de eerste versie in beslag? En de tweede versie na controle? Monitoren hiervan geeft al veel duidelijkheid.

Stop altijd uiterlijk na versie 3; de meerwaarde van nog een keer nakijken weegt echt niet meer op tegen de extra tijd die dit vraagt!

Als je wat meer zicht hebt op benodigde tijdsduur; ga werken met eigen deadlines. Met een buffer voor uitloop, maar met een afgebakende tijd per taak waar je je aan gaat houden. Dit vraagt in aanvang veel discipline, maar na een tijd wordt dit vanzelfsprekender. En de beloning is groot: je ervaart veel meer rust en voldoening, omdat je weet dat aan het einde van de taak nog tijd over hebt!

Heb je meer last van het Student Syndrome?

Dan ben je de eeuwige uitsteller die achter de feiten aanholt! Eérst nog even mijn mail verversen (voor de 88e keer die dag!), éérst nog even naar de wc, kopje thee, telefoontje plegen, hoorde ik nu een pling??! Kortom hoe lastiger de taak, hoe groter het uitstelgedrag….. er zijn verschillende trucjes om hier mee om te gaan, maar het draait allemaal om discipline en focus. Weet jij van jezelf wat jouw ‘toptijd’ is op een dag? Dan is het dat hét moment om je agenda te blokken voor lastige klussen.  Zorg dat je alle afleidingen gedurende dat blok uitzet.  Zoek bij voorkeur een plek op waar je ongestoord kunt werken. Je zult zien als je dit op structurele basis aanpakt, je veel effectiever zult werken, het gevoel krijgt weer grip op je werk (en jezelf!) te krijgen en minder stress ervaart!

Hedwig

Top- multitasker

Als vrouw heb ik uiteraard jaren geroepen dat ik heel goed was in twee dingen tegelijk doen, ik voelde me een top-multitasker; wist moeiteloos meerdere klussen gelijktijdig op te pakken, even iemand bellen en ondertussen mailtje typen, autorijden en telefoneren (handsfree natuurlijk), gesprek voeren en ondertussen dat whatsapp berichtje scannen… ik draaide mijn hand er niet voor om.

Multi-tasken is een mythe

Inmiddels heb ik veel gelezen en gehoord over de werking van ons brein. En wat blijkt, multitasken is een mythe. We kunnen helemaal geen twee dingen tegelijk, ook vrouwen niet! (behalve als het gaat om zaken die  een automatisme zijn geworden; bijvoorbeeld strijken en tv kijken, of thee drinken en een gesprek voeren). Een goede multitasker kan vooral heel snel schakelen, switchen tussen de ene en de andere taak. En we switchen wat af tegenwoordig!

Ping een appje; even kijken. Bliep een mailtje, toch even lezen. Pff even iets anders… nu.nl maar weer even checken. En eh, staat dat huis van de buren al op funda? Toch even kijken wat ze ervoor vragen. Niet vergeten, hondenvoer bestellen…ach, wat een leuke foto van dat hondje, waar is die gemaakt..??

Dopamineverslaving

Waarom laten we ons steeds zo afleiden? Ook daar geeft ons brein het antwoord. Die afleidinkjes geven namelijk een heel goed gevoel. Het zijn kleine dopaminepiekjes in je brein, waar we als het ware verslaafd aan raken. Ik herken het als het weekend is of ik op vakantie ben. Dan nemen de berichten uiteraard af, maar ik moet me echt bedwingen om niet zoveel keer per uur ( ik ga het aantal niet noemen ????) te checken of er toch niet iets belangrijks voorbij is gekomen. Appjes, mailtjes het geeft een gevoel nodig te zijn. Het is een universeel gevoel wat stamt uit een ver verleden; om te overleven was het in de oertijd belangrijk om bij een groep te horen.  Ook nu is het belangrijk deel uit te maken van een groter geheel, al is het maar voor het sociale contact. En eerlijk gezegd.. het is toch lekker om te weten dat je niet onmisbaar bent?

Afgenomen concentratievermogen

Dus we verwachten steeds meer van onze multitaskvaardigheid (eigenlijk switchvaardigheid) omdat er zoveel informatiebronnen zijn en ook omdat het ons zo’n goed gevoel geeft door de dopaminerushjes. Maar laat ik nou een tijd geleden hebben gemerkt dat ik er juist minder goed in werd. Op de een of andere manier leek mijn concentratievermogen af te nemen. Het multitasken werd soms het schuiven met taken, beetje van dit, dan weer een stukje van dat. Totaal niet efficiënt, want de to-do-list werd er niet korter van. Zeker in tijden van grote drukte, veel opdrachten, overvolle agenda, net als ik het zo nodig had, liet mijn multitask-gen me in de steek!  Ik en misschien ook jij belasten ons brein te veel, het is er niet voor gemaakt om zoveel te switchen, blijkt uit onderzoek

Beter worden in focussen

Hoe kun je nu zorgen dat je ook in drukke tijden, met al die afleidingen, je verslaving aan dopamine en je behoefte om ergens bij te horen, het werk toch gedaan krijgt? Alom bekend is dat aandacht het belangrijkste is om taken te kunnen afronden, met name de uitdagende taken. Ons vermogen om zaken met aandacht uit te voeren neemt af naarmate we veelvuldig switchen. Blijkbaar wordt het steeds moeilijker om je gedurende langere tijd te focussen, met 100% aandacht ergens mee bezig zijn. Dat klinkt zorgwekkend, maar het goede nieuws is dat onze hersenen in staat blijken om te leren waardoor we de  oplossing zelf in de hand hebben: train je aandachtspier!

Hoe pak je dat aan?  Allereerst door na te gaan op welke momenten van de dag je de meeste energie hebt. Die momenten lenen zich bij uitstek om een uur ongestoord, dus alle meldingen, piepjes en bliepjes uit, zonder afleiding, met volledige aandacht een taak uit te voeren. Je zult zien dat dit in het begin heel onwennig voelt. Net als een verstokte roker is de verleiding heel groot om die telefoon toch nog even te pakken. Er kan onrust in je lijf ontstaan waar je graag vanaf wil. Maar dit ongemak moet je even verdragen. Als je dit een week of vier 2 a 3 keer in de week oefent, zul je zien dat het steeds makkelijker wordt. Dat je steeds meer gedaan krijgt in dat uur. Dat je misschien zelfs gaat verlangen naar dat uur. En dat je ook op andere momenten makkelijker je aandacht erbij kunt houden. Met als gevolg dat je veel efficiënter werkt en meerdere taken (multi-tasks…) gedaan krijgt!!

Hedwig

Het nieuwe werken

Vorig jaar was ik bij mijn zoon in Stockholm en heb toen aangekondigd een “Zweedse blogtrilogie” te schrijven over op afstand werken en omgaan met alle mediamogelijkheden. In mijn eerste 2 blogs besteedde ik aandacht aan dat “Overal en altijd kunnen werken nieuwe uitdagingen met zich meebrengt in onze werk/privébeleving” en hoe beslis je “Wanneer je wel en niet bereikbaar bent, voor wie en op welke manier?” Na 2 blogs bleef het lang stil….

Ik houd me graag aan afspraken dus ergens op een actielijstje en af en toe signaaltjes gevend vanuit mijn hersenen vroeg die 3e blog wel met regelmaat mijn aandacht. Maar toch bleef ik het maar uitstellen. Tot nu deze blog over “Hoe uitstelgedrag beïnvloed wordt door onze digitale wereld”

Overkill aan informatie

Waarom heb ik zo lang gewacht met het schrijven van een nieuwe blog? Het scheelde dat ik kennelijk niet een enorm lezerspubliek heb wat me wekelijks reikhalzend vroeg waar die derde blog nou bleef! Dat had me zeker eerder tot actie gebracht. Nu vroeg ik me daarvoor in de plaats vooral kritisch af: wie zit te wachten op de zoveelste blog in de overkill aan informatie die ons elke dag bereikt?
Zo’n kritische stem is nuttig omdat het je behoedt voor flaters. Maar hij houdt je ook tegen in je actie, je wikt en weegt en dat kost veel tijd. Toen ik op mijn vakantie afstand nam en nieuwe inspiratie opdeed door de andere omgeving en de boeken die ik las, kon ik opeens wel de knoop doorhakken. Ik besloot te gaan schrijven. Te schrijven omdat het mij helpt te reflecteren en ordenen en om een paar mensen mogelijk te inspireren zoals mij dat ook gebeurt als ik boeken en artikelen lees.

Uitstelgedrag

Was het nou erg om deze blog uit te stellen? Als het gaat om Uitstelgedrag toon ik aan mijn cliënten graag de Tedtalk van Tim Urban: https://www.youtube.com/watch?v=arj7oStGLkU . Hij laat erg beeldend en grappig zien hoe er steeds weer allerlei afleidingen zijn die ons weghouden bij wat we zouden moeten doen. Om tot slot te concluderen dat deadlines en afspraken met anderen ervoor zorgen dat we wel zaken op tijd gedaan krijgen. Maar dat afspraken met onszelf, zaken die we diep van binnen heel graag zouden willen doen te vaak tot het oneindige worden uitgesteld.
Het is niet mijn levensmissie om blogs te schrijven. Dus nee, het was niet erg het uit te stellen. Maar heb ik me het afgelopen jaar bezig gehouden met wat er voor mij echt toe doet? Gedeeltelijk wel maar ook heb ik me het afgelopen jaar veel te veel begeven op de Ja-snelweg, zoals Neuropsycholoog Elke Geraerts dat zo mooi noemt in haar boek “Authentieke Intelligentie”. We krijgen online constant verzoeken voorgeschoteld die onze zelfcontrole erg op de proef stellen. E-mails, apps, vriendschapsverzoeken, een aanbieding, een voorstel voor het bekijken van een nieuwe Netflix Aflevering etc. komen de hele dag voorbij. Van nature wil ons brein ja zeggen, in actie schieten, dat geeft een goed gevoel. Hoe vaker je al deze online vragen beantwoordt met ja, hoe meer het een automatisme wordt en hoe moeilijker het wordt om rationeel na te denken en te kiezen voor wat voor jou belangrijk is. Het vraagt zelfcontrole en zelfregulatie om zo nu en dan bewust de Ja-snelweg te verlaten.

Ordenen en prioriteiten stellen

Is het toeval dat ik schrijf als ik in Stockholm ben of zoals nu met vakantie? Nee, een andere context, afstand, een brein offline, een frisse blik helpt zaken ordenen en prioriteiten stellen. Dat kan als je letterlijk weg bent, maar hoe mooi zou het zijn als je met regelmaat even afstand neemt en kijkt of je de dingen doet die je wil doen? Soms is het fijn om dat samen met iemand te doen, om helder zicht te krijgen op automatismen, prikkels van buitenaf en knellende patronen. Om een antwoord te vinden op: wie en wat wil ik zijn? Welke afspraken maak ik met mezelf? En hoe ga ik me daaraan houden?

En als je je weer te veel op de Ja-snelweg bevindt? Geeft niets, je kan steeds weer opnieuw een keuze maken en even afstand nemen. Er zijn steeds weer nieuwe afslagen te maken! Ik heb geluk: mijn dochter gaat dit najaar voor een half jaar naar Engeland, ik ga haar zeker opzoeken!
Yvonne